Para poder implementar correctamente los procedimientos de
control sobre la administración de la empresa, es necesario definir con
anterioridad las fases en las que es posible englobar las etapas de trabajo.
Definición de criterios de evaluación. Los estándares son
aquellos parámetros que permiten comparar y realizar valoraciones entre los
aspectos reales que acompañan al negocio, y los objetivos empresariales fijados
sobre los que se realiza la comparación. Dentro de esta línea, habría que
diferenciar entre los estándares de calidad, costes, cantidad y tiempo, que
sirven para identificar los atributos más importantes que se involucran en los
procesos de administración del negocio.
Medición del desempeño. Esta es la segunda fase tras la
definición de los criterios de evaluación. En este punto, la empresa pretende
evaluar y medir los procesos que se están realizando para poder obtener
información de los sistemas internos de trabajo.
Comparación de los valores y mediciones. Una vez que se ha
realizado la valoración anterior, es necesario pasar a verificar si existe
algún tipo de desvío entre el estándar que había sido propuesto en la primera
fase y los resultados obtenidos.
Una vez que tenemos claro cuáles son las fases del control
en el proceso administrativo, llega el momento de pasar a establecer los tipos
existentes.
Control previo. Hace referencia a aquellas actividades
dirigidas a valorar y controlar las operaciones antes de que el proceso como
tal comience. Dentro de este grupo se encuentran las reglas, procedimientos,
etc. que se encuentran planificados para ser ejecutados en la fase siguiente.
Control de vigilancia. Esta etapa tiene lugar dentro de la
propia fase de operaciones, y permite que todas las actividades sigan el curso
propuesto en la etapa de control previo.
Control sobre resultados. Por último, no hay que olvidar la
importancia de realizar un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos
para detectar desviaciones sobre el estándar definido con anterioridad.
Como vemos el control es fundamental dentro del proceso
administrativo ya que nos permite conocer el grado de satisfacción del proceso
administrativo y encontrar mejoras. Esto es imprescindible porque cuando acaba
la etapa de control empieza de nuevo el ciclo del proceso administrativo, y no
deberíamos empezar si existen posibilidades de mejorarlo, algo que no podemos
valorar si no controlamos y evaluamos los resultados.
El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a
fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones
en la ejecución de los planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y
planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si
sus subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan,
ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros,
completos, y coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos
comprenden, más completo podrá ser el control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver
dónde y cómo erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas
necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor
control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.
Elementos del control.
Relación con lo planeado. El control siempre existe para
verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
Medición. Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al
control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es
prever y corregir los errores.
Importancia.
El control es de vital importancia dado que:
Establece medidas para corregir las actividades, de tal
forma que se alcancen planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los lectores responsables de la administración,
desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona información acerca de la situación de la
ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de
la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos
los recursos de la empresa.
Principios.
La aplicación racional del control debe fundamentarse en los
siguientes principios:
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el
grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega
y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer
los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente
ejercida.
De los objetivos.
Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos.
De la oportunidad.
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es
decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que
sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.
Costeabilidad.
Es establecimiento de un sistema de control debe justificar
el costo que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas
reales que este reporte.
De excepción.
El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el control.
De la función controlada.
La función controlada por ningún motivo debe comprender a la
función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es
básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no
debe estar involucrada con la actividad a controlar.
2. Proceso de control.
Establecimiento de estándares.
Un estándar puede se definido como una unidad de medida que
sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado,
de hecho, no son mas que los objetivos definidos de la organización.
Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios
obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las
utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.
Posición en el mercado. Estándares utilizados para
determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de
las técnicas mercadologicas.
Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo
para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa.
Calidad del producto. Este estándar se establece para
determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la
competencia.
Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de
desarrollo de la gerencia, y su efectividad.
Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que
deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para
determinar, objetivamente, los limites de productividad del personal de la
empresa.
Tipos de estándares.
Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación
varia de acuerdo con las necesidades especificas del área donde se implementen:
Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se
elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la
misma empresa o de empresa competidoras.
Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente
juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en
áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.
Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se
fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo
especifica.
Medición de resultados.
Consiste en medir la ejecución la ejecución y los
resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser
definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno
de los problemas mas difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente
cualitativos.
Para llevar acabo su función, esta etapa se vale
primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del
proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que
debe ser oportuna, confiable, valida, con unidades de medida apropiada y
fluida.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del control esta en la
acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los
estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente
ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer
si la desviación es un síntoma o una causa.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentacion; es aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre
la planeación y el control.
Retroalimentacion
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentacion, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo.
De la calidad de la información, dependerá el grado y
rapidez con que se retroalimente el sistema.
Implantación de un sistema de control
Por ultimo es necesario, mencionar antes de establecer un
sistema de control se requiere:
Cortar con los objetivos y estándares que sean estables.
Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los
controles.
Que lso resultados finales de cada actividad se establezcan
en relación con los objetivos.
Evaluar la efectividad de los controles:
Eliminando aquellos que no sirven.
Simplificándolos.
Combinándolos para perfeccionarlos.
Características
Puesto que el control es un factor imprescindible para el
logro de los objetivos, este debe reunir ciertas características para ser
efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de
la empresa y tipo de actividad que desee controlar. Así, una pequeña empresa
necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los
controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los
controles del departamento de producción.
Oportunidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o
informes de los controles sean accesibles para las personas a las que se van a
ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean
confusiones.
Ubicación estratégica
Resulta imposible implantar controles para todas las
actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en áreas de
acuerdo con criterios de valor estratégico.
3. Factores que comprende el control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al
aplicar el proceso de control:
Cantidad
Tiempo.
Costo
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el ultimo,
como su nombre lo indica, es eminenetemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el
volumen es importante; a traves del factor tiempo se controlan las fechas
programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficiencia
administrativa, ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas
actividades. Por ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que debe
reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.
Es importante indicar que existen funciones en las que no es
necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del área controlada,
verbigracia, el control de inventarios utilizara los dos factores siguientes:
cantidad, en cuanto a las existencias de los artículos o de la materia prima
que debe tener almacenada, y el tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para
reponer el material.
4. Control por áreas funcionales
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es
que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa,
evaluar alas ejecuciones, tanto a nivel genérico como especifico, a fin de
determinar la acción correctiva necesaria.
El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la
empresa y a cada una de las subfunciones.
Control de producción
La función del control de producción en esta área busca el
incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora
de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como
estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y
dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende
de cuatro funciones:
Control de calidad
El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia
para asegurar el mejoramiento continuo de la calidad. Programa para asegurar la
continua satisfacción de los clientes externos e internos mediante el
desarrollo permanente de la calidad del producto y sus servicios.
Concepto que involucra la orientación de la organización a
la calidad manifestada en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de
su personal y contribución al bienestar general. La definición de una estrategia
asegura que la organización está haciendo las cosas que debe hacer para lograr
sus objetivos. La definición de su sistema determinar si está
haciendo estas cosas correctamente.
La calidad de los procesos se mide por el grado de
adecuación de estos a lograr la satisfacción de sus clientes (internos o
externos). Esto implica la definición de requerimientos del cliente o
consumidor, los m‚todos de medición y estándares contra que comparar la
calidad.
Control de inventarios.
Su objetivo primordial es determinar el nivel mas económico
de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos
terminados.
Un buen control de inventarios permite:
Calidad
Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos
para hacer frente a las necesidades de la empresa.
Evitar perdidas considerables en las ventas.
Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o
por exceso de material almacenado.
Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
Por lo consiguiente, el control de inventarios se encarga de
regular en forma optima las existencias en los almacenes, tanto refacciones,
herramientas y materias primas, como productos terminados.
En síntesis, la organización de contar con un inventario
suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto
por falta de material, puede ser causa de la perdida de un cliente, lo que se
traduce en perdidas financieras.
Clases de inventarios.
Reducir los costos en;: materiales ociosos, mantenimiento de
inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación.
Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún
cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el
mismo.
Materiales de proceso. Se utilizan en la elaboración del
producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
Productos terminados. Son lo productos terminados que están
listos para su almacenamiento.
Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte
del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las
maquinas.
Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy
sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposición, kardex
de entrada y salida; hasta técnicas mas complejas como la investigación de
operaciones.
Control de la producción
El objetivo fundamental de este control es programar,
coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento
en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idóneos para
lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del
departamento de ventas.
Disminución de tiempos ociosos
Reducción de costos.
Evita demoras en la producción.
Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos
con los clientes.
Incrementa la productividad.
Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta
funcion verifica el cumplimiento de actividades tales como:
Selección adecuada de los proveedores.
Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el
departamento solicitante.
Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta
la llegada del material.
Determinación del punto de pedido y de orden
Comprobación de precios
Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:
Compras innecesarias, excesivas y caras.
Adquirir materiales de baja calidad.
Control de mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a
través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital
importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de
estrategias y planes de mercadotecnia. La evaluación en toda esta área
proporciona fundamentos para:
Retrasos en los programas de producción y otras áreas.
Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer
información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.
Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.
Evaluación de la efectividad de los vendedores.
Sirve también para controlar otras funciones que están
relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:
Planes de producción.
Inventarios.
Compras.
Investigación y desarrollo.
Trafico.
Innovaciones en planta y equipo.
Finanzas: expansiones, funciones, etc.
Determinación de las necesidades de efectivo.
Necesidades de planta y de recursos humanos.
Control de ventas
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para
el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización
sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se
deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la
fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea
posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas
correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a
rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar
el numero de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias,
revisar periódicamente las visitas de lso vendedores, revisar las cuotas de los
mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliar su perspectiva.
Control de finanzas
Proporciona información acerca de la situación financiera de
la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
Establece lineamientos para evitar perdidas y costos
innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la
organización, auxiliando de esta manera ala gerencia en la toma de decisiones
para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos
financieros.
Control presupuestal
Un sistema de control presupuestal debe:
Incluir las principales áreas de la empresa: ventas,
producción, inventarios, compras, etc.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los
distintos presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar
las medidas necesarias para evitar que se repitan.
Servir de guía en la planeación de las operaciones
financieras futuras.
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de
dificultad.
Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de
decisiones correspondientes.
Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como
adaptarse al mismo.
Contribuir a lograr las metas de la organización.
Control contable
Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito
si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la
situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo.
Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos
financieros provenientes de la operación de una empresa.
El control contable debe:
Proporcionar información veraz y oportuna.
Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de
dificultad.
Orientar a la gerencia para determinar guías de acción,
tomar decisiones y controlar las operaciones.
Establecer las responsabilidades de los que intervienen en
las operaciones.
Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de
operaciones.
Costos.
Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el
costo real de un producto con base en el calculo y análisis detallado de cada
uno de lso elementos que intervienen en su fabricación. A través de esta
información es posible no solo establecer el precio mas adecuado del producto,
sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a
perdidas, mermas, productos incontables, etc.
Auditoria.
La auditoria contable tiene como función primordial
dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de
la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con
base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la
negociación con el fin de verificar:
La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los
estados financieros.
Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea
consistente.
Control de recursos humanos.
Su función es la evaluación de la efectividad en la
implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y
del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo
básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.
Auditoria de recursos humanos.
Es la evaluación sistemática y analítica de todas las
funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La
recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y la
interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de
las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización
de cuestionarios, entrevistas y gráficas.
Evaluación de la actuación.
Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los
miembros de la organización, con base ene estándares de actuación que evalúen
resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo,
perdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes,
coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y
supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otras mas.
Evaluación de reclutamiento y de selección.
Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos
relativos a esta área mediante el análisis a los objetivos de aspectos como:
Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del
personal y su integración a los objetivos de la empresa.
Retiros y despidos) las causas que los provocan).
Evaluación de capacitación y desarrollo.
Es una de las áreas cuya evaluación es mas difícil, pero,
también, mas necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio
de ciertos índices:
Productividad. Estudios de productividad antes y después del
entrenamiento.
Desarrollo de personal. Carrera de ascensos y contribución
del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con
los recursos de capacitación.
Evaluación de la motivación.
Es uno de los aspectos menos evaluables por su
intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a
través:
Encuestas de actitud.
Estudios de ausentismo, retardos y rotación.
Frecuencia de conflictos.
Buzón de quejas y sugerencias.
Productividad.
Evaluación de sueldos y salarios.
Responde ala pregunta ¿ son los salarios de la empresa
equitativos y justos? Alguna de las medidas mas usualmente utilizadas para
efectuar este tipo de control son:
Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas
regionales de salarios en empresas similares.
Estudios de incentivos promedio en relación con la
productividad.
Conflictos salariales.
Presupuestos de salarios.
Evaluación de puestos.
Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y
prestaciones.
La medida de efectividad de estos programas se obtiene a
través de análisis de registros y estadísticas relativos a:
Indices de accidentes
Participación del personal en los programas de servicios y
prestaciones.
Análisis de ausentismo.
Sugerencias y quejas.
Estudios de fatiga.
Es importante mencionar que el control de recursos humanos
se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cual
departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas varían de acuerdo con
el tamaño y las necesidades de cada empresa.
5. Técnicas de control.
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador
para llevar a cabo el proceso de control.
Sistemas de información
Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios
a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes
relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la
organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son
múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades
de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como:
contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas
mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante
al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción,
de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente
reditúe beneficios su utilización.
Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente
pueden clasificarse en:
Informes de control que se utilizan para el control directo
de las operaciones.
En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un
informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema
a fin de evitar confusiones.
Concentración sobre las excepciones. Debe revelar los
indicadores importantes, puntos débiles y fuertes mas que situaciones comunes.
Informes de operaciones:
Informes de control: usados para el control directo de las
operaciones.
Informes de control corrientes. Para señalar las
desviaciones de la realización planeada según ocurra, de manera que pueda
actuarse con prontitud para detener las perdidas:
Resumen de informes de control. Para resumir las
desviaciones de la realización planeada durante un periodo (usualmente un mes),
como una comprobación de los informes de control corriente y como una
indicación de la efectividad global de la realización de ejecutivos
responsables.
Reportes de información. Utilizados para la planeación y
determinación de normas.
Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales
de los resultados de la misma actividad o grupo de actividades durante un
periodo de meses o años.
Informes analíticos. Basados en comparaciones horizontales o
de sección transversal de los resultados durante un periodo dado de actividades
diferentes o de actividades similares, o en comparaciones de los resultados
reales con alguna norma formal o informal, estándar u objetiva.
Informes sobre la apreciación de renglones:
Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y
la responsabilidad.
Informes de actividad conjunta. Renglones bajo
responsabilidad conjunta.
Informes estáticos. Limitados a un análisis de la fortaleza
financiera y de la estructura con la fecha dada.
Informes de control financiero. Miden la condición financiera
real contra la condición planeada (presupuestada).
Mediciones del afectividad del uso de fondos. Basados en la
relación entre inversiones y distintas clases de activo y el uso que se haga de
ellos.
Informes de cambios y de condición financiera. Resumen y
analizan cambios en la condición financiera durante un periodo dado.
Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y
genéricos, origen confusión y desatención por parte de quien los recibe.
Complementarse con representaciones gráficas, audiovisuales
y verbales. De gran ayuda para la representación de un informe puede ser la
utilización de gráficas, material de audiovisual y explicaciones verbales, lo
que evita la monotonía y enriquece la información.
Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa
debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben
cambiarse constantemente, pero que no requieren de revisiones y ajustes
periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolencia.
Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar
sea necesario contar con información oportuna y periódica, no implica que esta
deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario.
Evaluación de la información. Es necesario evaluar
frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir, examinar si
realmente el sistema proporciona información adecuada, completa y oportuna, y
si se justifica su costo.
Reportes de información que representan datos mas extensos a
fin de que la gerencia pueda formular planes.
Formas
Las formas impresas son elementos indispensables para
transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan
en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa
que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza
contabilidad.
Las formas facilitan la transmisión de información a la vez
que sirven para registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formas
es conveniente observar los siguientes lineamientos.
Aprovechamiento adecuado de los espacios.
Claridad y concisión.
Uniformidad de diseño
Diseñar un diagrama de control de formas.
Diseñar un catalogo de formas.
Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo).
Asegurar que los asuntos y actividades importantes se
registren adecuadamente, y mantener al mínimo las formas innecesarias y
rutinarias.
Se refiere a la aplicación de los principios de control a
todo el funcionamiento de la organización; sus propios básicos son:
Que el costo de su implantación se justifique.
La obtención de información correcta y segura.
La protección de los activos de la empresa.
La promoción de la eficiencia en al operación.
Tradicionalmente se ha considerado que el control interno
abarca solamente a la función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su
finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el manejo
de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios,
aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación
adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de
sistemas de protección contra perdidas.
