PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL

El control en el proceso administrativo

El control en el proceso administrativo es la etapa clave que permite a las organizaciones poder mejorar y rectificar, sobre aquellos posibles errores que se hayan podido generar en las distintas fases de trabajo. En este artículo, analizamos con más detalle los aspectos en los que se basa el control del proceso administrativo, y cómo es posible mejorarlo.

Sin la etapa de control dentro de las funciones administrativas de una empresa, a pesar de que una empresa realice la definición de sus objetivos medibles y cuantificables, no sería posible realizar pequeñas mejoras que guíen y condicionen el éxito de la organización.

En qué consiste el control del proceso administrativo?

Entendemos por proceso administrativo al conjunto de fases a través de las cuales una organización o empresa utiliza los recursos para los que dispone. Recordemos que el control corresponde a la última de las etapas de las que dispone el proceso administrativo, después de la planificación, la dirección y la organización.

Durante la etapa de control se persigue evaluar si los objetivos y las medidas adquiridas durante la fase de administración han sido las adecuadas, o si por el contrario, es necesario incorporar ciertos cambios que permitan acercar más sobre los resultados a obtener.

Las funciones del control en el proceso administrativo se pueden definir en relación a los siguientes puntos:

Automatización de la regulación. Hay que tener en cuenta que en ocasiones, puede ser necesario detectar cualquier irregularidad o actividad errónea, por parte de los equipos de trabajo subordinados. Ejercer un mínimo de control sobre estas acciones ayudará a poder revertir el problema a una situación estratégica.

Objetivo administrativo. Como explicábamos en el punto anterior, el control consiste también en la última fase del proceso administrativo.

Capacidad restrictiva. El control permite actuar como un agente coercitivo sobre la conducta no deseada entre miembros del equipo. De este modo, permite delimitar sus funciones y prohibir el libertinaje sin control.

Fases del control

Para poder implementar correctamente los procedimientos de control sobre la administración de la empresa, es necesario definir con anterioridad las fases en las que es posible englobar las etapas de trabajo.

Definición de criterios de evaluación. Los estándares son aquellos parámetros que permiten comparar y realizar valoraciones entre los aspectos reales que acompañan al negocio, y los objetivos empresariales fijados sobre los que se realiza la comparación. Dentro de esta línea, habría que diferenciar entre los estándares de calidad, costes, cantidad y tiempo, que sirven para identificar los atributos más importantes que se involucran en los procesos de administración del negocio.

Medición del desempeño. Esta es la segunda fase tras la definición de los criterios de evaluación. En este punto, la empresa pretende evaluar y medir los procesos que se están realizando para poder obtener información de los sistemas internos de trabajo.

Comparación de los valores y mediciones. Una vez que se ha realizado la valoración anterior, es necesario pasar a verificar si existe algún tipo de desvío entre el estándar que había sido propuesto en la primera fase y los resultados obtenidos.

Tipos de control

Una vez que tenemos claro cuáles son las fases del control en el proceso administrativo, llega el momento de pasar a establecer los tipos existentes.

Control previo. Hace referencia a aquellas actividades dirigidas a valorar y controlar las operaciones antes de que el proceso como tal comience. Dentro de este grupo se encuentran las reglas, procedimientos, etc. que se encuentran planificados para ser ejecutados en la fase siguiente.

Control de vigilancia. Esta etapa tiene lugar dentro de la propia fase de operaciones, y permite que todas las actividades sigan el curso propuesto en la etapa de control previo.

Control sobre resultados. Por último, no hay que olvidar la importancia de realizar un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos para detectar desviaciones sobre el estándar definido con anterioridad.

Como vemos el control es fundamental dentro del proceso administrativo ya que nos permite conocer el grado de satisfacción del proceso administrativo y encontrar mejoras. Esto es imprescindible porque cuando acaba la etapa de control empieza de nuevo el ciclo del proceso administrativo, y no deberíamos empezar si existen posibilidades de mejorarlo, algo que no podemos valorar si no controlamos y evaluamos los resultados.

El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.

Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.

Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.

Elementos del control.

Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

Importancia.

El control es de vital importancia dado que:

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios.

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.

De los objetivos.

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

De la oportunidad.

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

De las desviaciones.

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad.

Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales que este reporte.

De excepción.

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el control.

De la función controlada.

La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

2. Proceso de control.

Establecimiento de estándares.

Un estándar puede se definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son mas que los objetivos definidos de la organización.

Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.

Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadologicas.

Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa.

Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.

Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.

Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los limites de productividad del personal de la empresa.

Tipos de estándares.

Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varia de acuerdo con las necesidades especificas del área donde se implementen:

Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresa competidoras.

Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.

Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica.

Medición de resultados.

Consiste en medir la ejecución la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas mas difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos.

Para llevar acabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, valida, con unidades de medida apropiada y fluida.

Corrección

La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacion; es aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre la planeación y el control.

Retroalimentacion

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentacion, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Implantación de un sistema de control

Por ultimo es necesario, mencionar antes de establecer un sistema de control se requiere:

Cortar con los objetivos y estándares que sean estables.

Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.

Que lso resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.

Evaluar la efectividad de los controles:

Eliminando aquellos que no sirven.

Simplificándolos.

Combinándolos para perfeccionarlos.

Características

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo:

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.

Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de producción.

Oportunidad

Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que se van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.

Ubicación estratégica

Resulta imposible implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.

3. Factores que comprende el control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

Cantidad

Tiempo.

Costo

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el ultimo, como su nombre lo indica, es eminenetemente cualitativo.

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a traves del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del área controlada, verbigracia, el control de inventarios utilizara los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto a las existencias de los artículos o de la materia prima que debe tener almacenada, y el tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material.

4. Control por áreas funcionales

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar alas ejecuciones, tanto a nivel genérico como especifico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.

El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de las subfunciones.

Control de producción

La función del control de producción en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende de cuatro funciones:

Control de calidad

El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el mejoramiento continuo de la calidad. Programa para asegurar la continua satisfacción de los clientes externos e internos mediante el desarrollo permanente de la calidad del producto y sus servicios.

Concepto que involucra la orientación de la organización a la calidad manifestada en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de su personal y contribución al bienestar general. La definición de una estrategia asegura que la organización está haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus objetivos. La definición de su sistema determinar  si está  haciendo estas cosas correctamente.

La calidad de los procesos se mide por el grado de adecuación de estos a lograr la satisfacción de sus clientes (internos o externos). Esto implica la definición de requerimientos del cliente o consumidor, los m‚todos de medición y estándares contra que comparar la calidad.

Control de inventarios.

Su objetivo primordial es determinar el nivel mas económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen control de inventarios permite:

Calidad

Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.

Evitar perdidas considerables en las ventas.

Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado.

Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.

Por lo consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma optima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados.

En síntesis, la organización de contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la perdida de un cliente, lo que se traduce en perdidas financieras.

Clases de inventarios.

Reducir los costos en;: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación.

Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.

Materiales de proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.

Productos terminados. Son lo productos terminados que están listos para su almacenamiento.

Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas.

Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposición, kardex de entrada y salida; hasta técnicas mas complejas como la investigación de operaciones.

Control de la producción

El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

Disminución de tiempos ociosos

Reducción de costos.

Evita demoras en la producción.

Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes.

Incrementa la productividad.

Control de compras

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcion verifica el cumplimiento de actividades tales como:

Selección adecuada de los proveedores.

Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante.

Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.

Determinación del punto de pedido y de orden

Comprobación de precios

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:

Compras innecesarias, excesivas y caras.

Adquirir materiales de baja calidad.

Control de mercadotecnia

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. La evaluación en toda esta área proporciona fundamentos para:

Retrasos en los programas de producción y otras áreas.

Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.

Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.

Evaluación de la efectividad de los vendedores.

Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:

Planes de producción.

Inventarios.

Compras.

Investigación y desarrollo.

Trafico.

Innovaciones en planta y equipo.

Finanzas: expansiones, funciones, etc.

Determinación de las necesidades de efectivo.

Necesidades de planta y de recursos humanos.

Control de ventas

Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar el numero de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias, revisar periódicamente las visitas de lso vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliar su perspectiva.

Control de finanzas

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Establece lineamientos para evitar perdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera ala gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.

Control presupuestal

Un sistema de control presupuestal debe:

Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc.

Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos.

Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan.

Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.

Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.

Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes.

Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo.

Contribuir a lograr las metas de la organización.

Control contable

Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa.

El control contable debe:

Proporcionar información veraz y oportuna.

Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.

Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones.

Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.

Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.

Costos.

Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el costo real de un producto con base en el calculo y análisis detallado de cada uno de lso elementos que intervienen en su fabricación. A través de esta información es posible no solo establecer el precio mas adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a perdidas, mermas, productos incontables, etc.

Auditoria.

La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:

La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.

Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente.

Control de recursos humanos.

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.

Auditoria de recursos humanos.

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.

Evaluación de la actuación.

Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización, con base ene estándares de actuación que evalúen resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, perdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otras mas.

Evaluación de reclutamiento y de selección.

Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis a los objetivos de aspectos como:

Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa.

Retiros y despidos) las causas que los provocan).

Evaluación de capacitación y desarrollo.

Es una de las áreas cuya evaluación es mas difícil, pero, también, mas necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:

Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento.

Desarrollo de personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los recursos de capacitación.

Evaluación de la motivación.

Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través:

Encuestas de actitud.

Estudios de ausentismo, retardos y rotación.

Frecuencia de conflictos.

Buzón de quejas y sugerencias.

Productividad.

Evaluación de sueldos y salarios.

Responde ala pregunta ¿ son los salarios de la empresa equitativos y justos? Alguna de las medidas mas usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son:

Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares.

Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.

Conflictos salariales.

Presupuestos de salarios.

Evaluación de puestos.

Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.

La medida de efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:

Indices de accidentes

Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.

Análisis de ausentismo.

Sugerencias y quejas.

Estudios de fatiga.

Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cual departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas varían de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.

5. Técnicas de control.

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.

Sistemas de información

Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización.

Reportes e informes

Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en:

Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.

Concentración sobre las excepciones. Debe revelar los indicadores importantes, puntos débiles y fuertes mas que situaciones comunes.

Informes de operaciones:

Informes de control: usados para el control directo de las operaciones.

Informes de control corrientes. Para señalar las desviaciones de la realización planeada según ocurra, de manera que pueda actuarse con prontitud para detener las perdidas:

Resumen de informes de control. Para resumir las desviaciones de la realización planeada durante un periodo (usualmente un mes), como una comprobación de los informes de control corriente y como una indicación de la efectividad global de la realización de ejecutivos responsables.

Reportes de información. Utilizados para la planeación y determinación de normas.

Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los resultados de la misma actividad o grupo de actividades durante un periodo de meses o años.

Informes analíticos. Basados en comparaciones horizontales o de sección transversal de los resultados durante un periodo dado de actividades diferentes o de actividades similares, o en comparaciones de los resultados reales con alguna norma formal o informal, estándar u objetiva.

Informes sobre la apreciación de renglones:

Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad.

Informes de actividad conjunta. Renglones bajo responsabilidad conjunta.

Informes estáticos. Limitados a un análisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la fecha dada.

Informes de control financiero. Miden la condición financiera real contra la condición planeada (presupuestada).

Mediciones del afectividad del uso de fondos. Basados en la relación entre inversiones y distintas clases de activo y el uso que se haga de ellos.

Informes de cambios y de condición financiera. Resumen y analizan cambios en la condición financiera durante un periodo dado.

Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos, origen confusión y desatención por parte de quien los recibe.

Complementarse con representaciones gráficas, audiovisuales y verbales. De gran ayuda para la representación de un informe puede ser la utilización de gráficas, material de audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información.

Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que no requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolencia.

Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica, no implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario.

Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada, completa y oportuna, y si se justifica su costo.

Reportes de información que representan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

Formas

Las formas impresas son elementos indispensables para transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza contabilidad.

Las formas facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formas es conveniente observar los siguientes lineamientos.

Aprovechamiento adecuado de los espacios.

Claridad y concisión.

Uniformidad de diseño

Diseñar un diagrama de control de formas.

Diseñar un catalogo de formas.

Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo).

Asegurar que los asuntos y actividades importantes se registren adecuadamente, y mantener al mínimo las formas innecesarias y rutinarias.

Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propios básicos son:

Que el costo de su implantación se justifique.

La obtención de información correcta y segura.

La protección de los activos de la empresa.

La promoción de la eficiencia en al operación.

Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra perdidas.